Procesy biznesowe

Wszystko da się przedstawić jako proces, nawet parzenie kawy. Inicjuje go chęć jej wypicia, kolejny krok to decyzja jaka kawa? Z jakiego urządzenia i tak dalej …

Modelując procesy biznesowe przedstawiamy w sposób graficzny jak pracuje Twoja organizacja.

Wychodząc od opisu istniejących procesów biznesowych budujemy podstawy do projektowania usprawnień. Podchodzimy kompleksowo – inwentaryzujemy, analizujemy, modelujemy, symulujemy i optymalizujemy. Wyniki prac przedstawiamy w postaci schematów oraz map procesów zgodnych z notacją BPMN (ang. Business Process Modeling and Notation).

Modelując procesy, w których operacje wymagają interakcji z systemem EZD RP (elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej) stworzyliśmy aplikację, którą roboczo nazwaliśmy BPMN.Engine. Jest to rozwiązanie demonstrujące integrację EZD RP z Camunda Platform 7 stworzone jako proof of concept w .NET 6:

• Poprzez dedykowany interfejs, użytkownik ma dostęp do formularza opisującego zdarzenie (potrzebę biznesową).
• Wypełniony formularz uruchamia proces biznesowy zilustrowany na diagramie BPMN (Business Process Model Notation).
• Dane zapisywane są w bazie danych PostgreSQL.
• W zależności od kroku procesu, aplikacja wysyła powiadomienia e-mailami.

Celem rozwiązania jest implementacja tzw. External Task z wykorzystaniem REST API symulujących integrację z systemem EZD RP. Chcesz zobaczyć, jak to działa? Zapraszamy do kontaktu.

EZD RP

EZD RP oznacza Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w administracji publicznej. Jest to system elektronicznego zarządzania dokumentami, który został wprowadzony w administracji publicznej w celu usprawnienia procesów związanych z obiegiem dokumentów, archiwizacją i dostępem do informacji. EZD RP umożliwia przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, ich przetwarzanie, udostępnianie oraz wyszukiwanie. System ten wspomaga organizacje w zarządzaniu dokumentacją, poprawie efektywności pracy i redukcji papierowej dokumentacji.

Cele wdrożenia EZD RP w administracji publicznej mogą obejmować:

• Usprawnienie obiegu dokumentów: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją ma na celu zastąpienie tradycyjnych, papierowych procesów obiegu dokumentów bardziej efektywnymi i zautomatyzowanymi procedurami elektronicznymi. Celem jest redukcja czasu i kosztów związanych z przetwarzaniem dokumentów oraz poprawa ich dostępności i śledzenia.
• Poprawa efektywności i jakości pracy: EZD RP umożliwia lepsze zarządzanie dokumentami, zapewnienie szybkiego dostępu do informacji, łatwe wyszukiwanie dokumentów oraz kontrolę nad procesami dokumentacyjnymi. Celem jest zwiększenie efektywności pracy pracowników administracji publicznej poprzez eliminację papierowej dokumentacji, unikanie błędów i opóźnień w przetwarzaniu dokumentów oraz zapewnienie lepszej jakości usług.
• Zgodność z przepisami prawymi: Wdrożenie EZD RP jest często związane z koniecznością spełnienia określonych wymagań prawnych dotyczących przechowywania i zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Celem jest zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi, takimi jak przepisy o archiwizacji elektronicznej, ochronie danych osobowych itp.

Wdrożenie EZD RP może być złożonym procesem, który wymaga zaangażowania zarządu, odpowiednich zasobów technicznych i ludzkich oraz przestrzegania najlepszych praktyk zarządzania zmianą. Warto skorzystać z doświadczenia ekspertów lub firm specjalizujących się w wdrażaniu systemów EZD RP, aby zapewnić sukces projektu.

Modelowanie procesów biznesowych

Modelowanie procesów biznesowych to proces graficznego przedstawiania i analizowania sposobu działania organizacji, jej operacji i przepływu informacji. Jest to narzędzie, które pomaga zrozumieć, dokumentować, optymalizować i doskonalić procesy w celu osiągnięcia efektywności i lepszych wyników biznesowych.

W modelowaniu procesów biznesowych z użyciem notacji BPMN wykorzystuje się różne elementy do przedstawiania aspektów procesów. Kilka podstawowych to m.in.: Zadanie (Task), które reprezentuje konkretne działanie lub zadanie wykonywane w procesie. Może to być zarówno zadanie manualne, jak i automatyczne; Bramka (Gateway), służąca do sterowania przepływem procesu, rozgałęziania i łączenia sekwencji. Bramki reprezentują warunki logiczne i decyzje podejmowane w procesie; Zdarzenie (Event) co oznacza początek, koniec lub pewne zdarzenie występujące w procesie; Przepływ sekwencji (Sequence Flow) reprezentuje kolejność wykonywania zadań w procesie; Pula (Pool) i pula podrzędna (Lane) która jest używana do grupowania procesów, wskazując, kto jest odpowiedzialny za wykonanie procesu.

Modelowanie procesów biznesowych oferuje wiele korzyści i zalet dla organizacji, wśród których można wymienić:

• Zrozumienie procesów: Modelowanie procesów biznesowych pomaga w zrozumieniu i dokumentowaniu, jak działa organizacja. Umożliwia identyfikację kroków, zadań, zasobów i przepływu informacji, co przyczynia się do lepszej wiedzy na temat procesów biznesowych wewnątrz organizacji.
• Usprawnienie efektywności: Poprzez analizę i modelowanie procesów, można zidentyfikować obszary, w których można wprowadzić usprawnienia. Eliminowanie zbędnych kroków, automatyzacja zadań, optymalizacja przepływu pracy i zasobów mogą przyczynić się do zwiększenia efektywności operacyjnej i oszczędności czasu i kosztów.
• Identyfikacja i eliminacja błędów: Modelowanie procesów pozwala na identyfikację potencjalnych problemów, błędów i opóźnień w procesach biznesowych. Można wskazać miejsca, w których dochodzi do nieefektywności, niedopasowania lub braku zgodności. Dzięki temu można podjąć odpowiednie działania naprawcze i zapobiec powstawaniu błędów.
• Współpraca i komunikacja: Modelowanie procesów biznesowych ułatwia komunikację między różnymi interesariuszami organizacji. Przez przedstawienie procesów w sposób graficzny i intuicyjny, można łatwiej komunikować się i porozumieć zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Wszyscy interesariusze mają wspólną podstawę do dyskusji, rozumienia i podejmowania decyzji dotyczących procesów.
• Łatwa adaptacja zmian: Modelowanie procesów biznesowych umożliwia organizacji łatwiejszą adaptację zmian. Procesy są widoczne i zrozumiałe, co ułatwia wprowadzanie modyfikacji, aktualizacje i dostosowywanie się do zmieniających się warunków biznesowych, regulacji prawnych lub nowych wymagań klientów.
• Doskonalenie ciągłe: Modelowanie procesów biznesowych zachęca do podejścia opartego na doskonaleniu ciągłym. Poprzez analizę i optymalizację procesów, organizacja może stale dążyć do doskonałości, doskonaląc swoje operacje, zwiększając jakość usług i zadowolenie klientów.
• Zarządzanie zmianą: Modelowanie procesów biznesowych jest skutecznym narzędziem zarządzania zmianą w organizacji. Umożliwia identyfikację obszarów wymagających zmiany, planowanie wprowadzania zmian